Yazı İşleri Müdürlüğü

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV YETKİ SORUMLULUK

VE ÇALIŞMA ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

BÖLÜM I
1- GENEL HÜKÜMLER
MADDE 1- AMAC :

Belediye karar organlarının çalışmalarının yürütülmesine yardımcı olmak, alınan kararların
yazılmasını, kaydedilmesini, ilgililere duyurulmasını ve arşivlenmesini temin etmek. Bu
yönetmelik Kastamonu/Cide Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün Kuruluş, Görev ve
Çalışma Esaslarını düzenler.


MADDE 2- KAPSAM
Bu yönetmelik hükümleri Kastamonu/Cide Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde Uygulanır.


II- ESAS HÜKÜMLER
MADDE 3- DAYANAK

Yazı İşleri Müdürlüğü," 5393 sayılı Belediye yasasının 48. maddesi ve Norm Kadro İlke ve
Standartlarına uygun olarak kurulmuş olup 5018 sayılı Mali Yönetim ve Kontrol kanununda
belirtilen Görev,Yetki ve sorumluluk ilkesine dayanılarak yönetmelik hazırlanmış olup''
Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir.


MADDE 4- KURULUŞ
Yazı İşleri Müdürlüğü Norm Kadro esaslarına göre ihdas edilmiş, memur unvanlı personelin
vekaleten atanma şartlarına uygun 1 Müdür Vekilinden oluşmaktadır.


MADDE 5- DEYİMLER VE TANIMLAR
Bu yönetmelikte geçen,
Belediye : Kastamonu/Cide Belediyesini
Başkanlık : Kastamonu/Cide Belediye Başkanlığını
Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü
Personel : Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personelini
Meclis : Kastamonu /Cide Belediye Meclisini
Encümen : Kastamonu/Cide Belediye Encümenini
Komisyon : Kastamonu /Cide Belediye Meclisi İhtisas Komisyonlarını İfade eder.


BÖLÜM II
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN ÇALIŞMA KONULARI:
MADDE 6- BELEDİYE MECLİSİ İLE İLGİLİ ÇALIŞMALAR İLE İLGİLİ
GÖREVLER:

Belediye Meclisinde alınan tüm kararlar için yasada gösterilen şekil ve süre içinde gerekli
işlemler yapılır.

 Belediye Meclisinin toplantı gündemleri Yasada belirtildiği şekilde hazırlanır, en az üç
gün önceden üyelere bildirilir. Meclis toplantı yer ve saati ile gündemi bildiren
Başkanlık duyuru ve çağrısı çeşitli yöntemlerle halka duyurulur.
 Meclis toplantıları gündemi hazırlanmasındaki esaslar şöyledir; Başkanlık yazıları
gündemin ilk maddelerini oluşturur. Meclis ihtisas komisyonları raporunun gündeme
alınması için, raporun komisyonu oluşturan üye tam sayısı çoğunluğunca imzalanmış
olması gerekir.
 İlgili birim önerileri, Yasa, Tüzük, Yönetmelik esaslarına uygun olmalıdır.
 Belediye Yasası ve Özel Yasalara göre Meclise gönderilecek evrakın, Yasadaki şekil
ve koşullara uygun olarak belirtilmiş sürede sonuçlandırılması için gerekli özen
gösterilir.
 Mecliste görüşülmesi gereken konular, önce istemi yapan, Müdürlüğün incelemesine,
daha sonra Başkanlığa sunulur. Başkanın havalesi ile Yazı İşleri Müdürlüğüne
gönderilen evrak yine Başkanın havalesi ile Meclis gündemine alınır.
 Meclise gönderilecek yazılar, Meclis Başkanlığı adına yazılı Başkanlık yazısı ile
Meclise sunulur.
 Meclis üyelerince toplantıda verilen soru önergelerine, karşı ilgili birimlerce verilen
yanıt, Belediye Başkanı veya görevlendireceği yardımcıları tarafından önerge
sahiplerine Meclisin toplantı süresi içerisinde iletilir.
 Meclis çalışmaları ve müzakerelerini içeren tutanaklar Müdürlükte dosyalar halinde
saklanır. Ayrıca yıl içinde bütçede ödenek bulunduğu takdirde tutanaklar bastırılarak
kitap haline getirilir.
 Meclis üyelerinin meclis toplantılarına gelip gelmediklerini belirlemek amacı ile her
oturum için imza defterine toplantı tarihi ile Meclis üyelerinin isim ve imzaları açılır.
Bu durum Meclis başkanı ile vekillerince kontrol edilir.
 Dairece önerilen konuların yasa, tüzük, yönetmelik hükümlerine göre olduğu açıkça
belirtilmiş olması gerekir.


MADDE 7- BELEDİYE ENCÜMENİ ÇALIŞMALARI İLE İLGİLİ GÖREVLERİ:
Encümen çalışmaları aşağıda belirtildiği şekilde yürütülür;
 Encümene, Belediye Başkanı veya görevlendireceği başkan yardımcısı veya encümen
üyesi başkanlık eder.
 Encümende sadece, Başkan tarafından gönderilen evraklar görüşülebilir.
 Encümene gönderilen evrak, müdür tarafından ilgili alt birim şefliğine havale edilir.
 Encümene gönderilecek yazılarda silinti, kazıntı olmaması esastır. Çıkıntı düzeltme ve
çizinti varsa üzerleri mühürlenmiş ve imzalanmış olmalıdır.
 Encümen gündemi; Encümen başkanının emir ve gözetimi altında ilgili birim müdürü
tarafından hazırlanır. Hazırlanan gündem, çoğaltılarak Encümen üyelerine dağıtılır.
 İvedi durumlarda Encümen Başkanının "İvedi" kaydını koyduğu evrak, gündem dışı
olarak o günkü gündeme alınır.
 Gündemdeki konular, gündeme açık ve öz olarak yazılır.
 Gündeme alınan konular, gündemdeki sırasına göre Encümen karar defterine
kaydedilir.
 Encümen kararına katılmayan üyeler, katılmayış nedenlerini yazılı olarak şefe verir.
Karara katılmayış nedenleri karar metnine ve karar defterine aynen yazılır ve üyece
imzalanır.
 Usul ve esas yönünden eksik bir evrak Encümende görüşülmesi için gönderilmiş ve
henüz gündeme alınmamışsa, eksikler tamamlanmak üzere gerekçeli ve ilgili Başkan

Yardımcısının imzasıyla; eğer evrak gündeme alınmış ise yine gerekçeli Encümen
kararı ile dairesine gönderilir ve geliş kayıtları kapanır.
 Encümende verilen kararlar hemen Encümen Karar Defterine yazılır. Karar defteri
Encümen Başkanı ve Üyeler tarafından imzalanır.
 Encümen, önceden belirtilen gün ve saatte veya çoğunluk olmaması nedeni ile
toplanamaz veya çoğunlukla bir karar oluşturulamazsa, durum Encümen kararı
Defterine yazılır. Encümen Başkanı ve Üyeler tarafından imzalanır.
 Encümen toplantılarına katılmayan üyeler için Encümen Başkanınca karar
defterindeki ilgili yere (bulunmadı) veya (izinli) sözcükleri yazılır ve imzalanır.
 Encümence alınacak prensip kararları, karar defterine prensip kararı olduğu açıkça
belirtilerek aynen yazılır.


MADDE 8- EVRAKLARLA İLGİLİ GÖREVLER:
 Belediyeye gelen yazıların gelen evrak defterine kaydedilmesinden sonra ilgili
birimlere havalesinin sağlanması ve zimmet karşılığı birimlere teslim edilmesini
sağlamak.
 Belediyeden çıkan yazıları giden evrak defterine kaydettikten sonra resmi kurum ve
kuruluşlara zimmet karşılığı elden teslim etmek.
 Posta ile gönderilecek evrakları posta zimmet fişine kaydetmek ve yeterince pul
yapıştırıldıktan sonra PTT' ye zimmet karşılığı vermek.
 Belediyenin çeşitli birimlerinden gelen ve 2 yılını doldurmuş evrak ve dosyaları bir
sisteme bağlayarak çıkartılacak dosya fihristlerine göre dökümü yapılarak arşivleyip
arşivde muhafaza etmek.

MADDE 9- DİĞER GÖREVLER:
 Belediye Başkanlığı tarafından verilen hizmetleri yapmak, bunlara ait yazışmaları
yürütmek, dosyaları düzenlemek ve muhafaza etmek.
 Belediye birimlerinden gelen ihale ilanlarının Günlük ve Resmi Gazetede
yayınlanmasını ve Belediye ilan tahtasında ilan edilmesini sağlayarak, buna ait tutanak
ve raporları ilgili kurum ve kuruluşlara iletmek.
 Posta ile gönderilecek mektup pullarını temin etmek ve ödemesinin, Mali Hizmetler
Müdürlüğünce yapılmasını sağlamak.

MADDE 10- MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI:
 Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli
şekilde yürütülmesini sağlamak,
 Birim yetkilileri arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi
nedenlerle ayrılan birim yetkililerinin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve
hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
 Başkanlıktan gerek Meclise, gerekse Encümene gönderilen evrakın kanun, tüzük,
yönetmelik emir ve kararlar ışığında işlem görmesini sağlamak

 Meclis toplantı gündemlerini Başkanın emirlerine göre hazırlamak ve imzasına
sunmak. İmzalı gündemin zamanında Meclis Üyelerine dağıtılmasını sağlamak
 Başkanlıktan Encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili servise
iletilmesini sağlamak
 Meclise veya Encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden
görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak. O konuda gerekirse
Hukuk işleri Müdürlüğünden görüş almak.
 Personelin gizli sicillerini düzenlemek; her türlü özlük ve sosyal haklarını ve
devam/devamsızlığını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve
birimlerle iş birliği kurmak,
 Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek,
personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını
izlemek, denetlemek,
 Çalışma verimini arttırma amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve
bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin
yararlanmasını sağlamak,
 Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi
temin etmek,
 Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek,
çalışmaları değerlendirmek,
 Müdürlüğe ait bütün kısımların çalışmalarını izlemek, denetlemek ve gerekli
direktifleri vermek,
 Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara
ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak,
 Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur.
Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.


BÖLÜM III
GENEL İLKELER VE TANIMLAR
MADDE 11:
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN TEMEL YAPISI :

Yazı İşleri Müdürlüğünün bu günkü kuruluşu, görev konularının çeşitlerine dayanmaktadır.
Müdürlüğün, amaç, görevler ve ilişkileri bakımından hem planlayıcı ve hem de uygulayıcı
yönleri vardır. Yazı İşleri Müdürlüğüne görev veren yürürlükteki yasalara göre Müdürlüğün
iki yönlü bir niteliği olduğu görülmektedir.
 Müdürlük kendi görev konularında araştırıcı, planlayıcı, izleyici, değerlendirici,
denetleyici yol gösterici bir örgüt niteliğinde çalışmaktadır.
 Ayrıca yine kendi konularında bizzat uygulama da yapmaktadır.
Buna göre yukarıda belirtilen amaçların değerlendirilmesinde, ana görevlerinin yerine
getirilmesinde ve iş ilişkilerinin gözetilmesinde Yazı İşleri Müdürlüğünün bu iki yönlü
niteliği üzerinde önemle durulmalıdır.


GÖREV YETKİ VE SORUMLULUK :
 Yetkiler ile görevlerin birbirlerinden kesin olarak ayrılmaları olanaksızdır. Sorumluluk
yetki ve görev birbirleri ile çok yakından ilgisi bulunan birbirleri üzerinden
tanımlanabilecek ve açıklanabilecek ve birbirlerinden güç kavramlardır.

 Görev yetki ve sorumluluk konusunda bu yönetmelikte kabul edilen genel kurallar
şunlardır.
o Her eleman görevini yapmak için gerekli ve yeterli yetkiye sahiptir. Yetki ise
bir görevi (Nitelik, nicelik, süre, yöntem v.b. hususlar yönünden) istenen
biçimde yapmak için bağlı bulunan kişi yada makamdan alınan "Hak" olarak
yorumlanmaktadır.
o Her eleman görevini yapmamaktan eksik, yanlış veya geç yapmaktan yetkisi
oranında sorumludur.
o Sorumluluk "bir görevin (Nitelik, nicelik, süre, yöntem v.b. hususlar
yönünden) istenilen biçimde yapılmasından ötürü bağlı bulunan kişi yada
makama karşı hesap verme yükümlülüğü" olarak anlaşılmaktadır.

 Yetki devri yöneticilerin genel yönetim görevlerini daha etkin bir şekilde
yapabilmeleri için yararlandıkları bir yöntem ilkesidir. Yetki devri yasaların çalışma
ilkesi ve koşullarının sınırlarına göre yapılır.
o Bir yetkinin devredilmesi sonucunda yetkiyi devreden yöneticinin o yetkinin
kullanılmasından doğan genel sorumluluğu devam eder. Yetkiyi devreden ile
devralan arasında yeni bir sorumluluk ilişkisi doğar.
o Yetkiyi devralan o yetkinin kullanılmasından doğan cezai, parasal ve hukuki
sorumluluklarından başka yetkiyi devreden yöneticiye karşı görev sorumluluğu
da yüklenmiş olur.
o Bir göreve vekaleten atananlar o görev için gerekli yetkiye sahip olur ve o
görevden dolayı sorumluluk yüklenilir.

BÖLÜM IV
MADDE 12- YÖNETİCİLERİN GENEL VE ORTAK GÖREV YETKİ VE
SORUMLULUKLAR

 Her kademede yönetici durumunda bulunan kişileri "Yönetici" olmak nedeniyle
yüklendiği bütün yöneticiler için ortak ve genel bazı görev yetki ve sorumlulukları
vardır.Yönetim kademelerinin düşey olarak sıralanmasında bu görev yetki ve
sorumlulukların özleri değişmez sadece en üst yönetim kademesinden başlayıp en alt
yönetim kademesine doğru kapsam ve sınırları daralır. Yöneticilere ilişkin bu genel ve
ortak görev yetki ve sorumluluklar ileride her birim için belirtilen özel görevlerin
zamanında ve amaca uygun bir biçimde yapılmalarının ön şartları niteliğindedir. Bu
nedenle her yönetici hangi yönetim kademesinde bulunursa bulunsun bu görevleri
yerine getirmek durumundadır.

Yönetmeliğin bu bölümü, Müdürlüğün kuruluş bütünü içinde yer alan kademelerin
hepsinde ortak olan bu görevlerin her birim kademelerinin ayrı ayrı tekrar edilmemesi için
düzenlenmiştir.
Her yöneticinin temel görev, yetki ve sorumlulukları içerisinde şunlar vardır.
o Planlama-Programlama :
 Amaca ulaşmak için birbirini izleyen belli adımlar biçiminde çalışma
planları ve programlarını hazırlamak, hazırlatmaktır.
 Yetkisi içinde olan plan ve programları onaylamak, yetkisi içinde
olmayanları bir üst kademedeki yöneticilere onaylatmaktır.
 Bu çalışmalar sırasında yasaların, çalışma ilke ve koşulların sınırları
içinde kalmayı gözetlemek.

o Düzenleme :
 İşle ilgili hizmet boşluklarının veya girişimlerinin olup olmadığını
araştırmak, bunları giderici tedbirler almak.
 İşin yapılması için gerekli mali kaynak, personel, malzemenin
zamanında sağlanmasını görüp, gözetlemek.
 İş ile ilgili çalışma adımlarını gözden geçirip saptamak ve bunlara
uyulmasını sağlamak.

o Koordinasyon :
 İşin yapılması sırasında hangi birimler ile doğrudan doğruya veya
dolaylı ilişkiler kurulması gerektiğini ve bu ilişkilerin kapsamını ortaya
çıkartmak.
 Bu ilişkileri sağlayıcı düzeni kurmak ve kurulan düzeni ilgili personele
duyurmak.
o Uygulamalı yönetim :
 Görevi zamanında ve amaca uygun olarak sonuçlandırmak.
 Asıl görevli; ilgili yazışma, görüş alma, olur çıkartma gibi yan
görevleri de yapmak, yaptırmak.
o İzleme, denetleme, değerlendirme :
 Uygulamanın görevin yapılışının belli aşamalarında sonuçları
öğrenmek üzere bir değerlendirme düzeni kurmak.
 Değerlendirme sırasında ortaya çıkan sorunları çözmek, veya çözüm
önerisiyle üst kademeye sunmak.

o Bilgi verme :
Görevin yapılışında ve sonuçlanmasından bir üst kademedeki yöneticiye veya
diğer ilgili ve yetkililere devamlı olarak bilgi vermek.
o Yönetimle ilgili diğer görev, yetki ve sorumluluklar :
Atama, yükseltme, yer değiştirme, mükafatlandırma ve cevaplandırma
işlemlerine ilişkin ön yazışmaları yapmak, yada bu konularda karar almak, sicil
vermek, iş dağıtımını düzenlemek, yöneticisi olduğu birimi gereken yerlerde
temsil etmek, birimin yıllık bütçe program önerilerini hazırlamak.

 Yukarıdaki görevleri yerine getirirken ayrıca her yönetici aşağıdaki yönetim ilkelerini
de göz önünde bulundurmalıdır.
o İnsiyatif :
Yönetici, kendi biriminin görevine sahip çıkmalı, görevi yerine getirmek için
yaratıcı olmalı, önce davranmalı, işi başlatıp sonuçlandırma yeteneği
bulunmalıdır. Yönetici görevin yapılışının her aşamasında Yasaların, Çalışma
ilkesi ve koşullarının çizdiği sınıra kadar ilerlemekten çekinmemelidir.
o Seçme ve Karar verme :
Yönetici, görevin her safhasında karar verme, kendisine ulaştırılan değişik
çözümler arasında bir seçim yapma, son olarak da bu karar ve seçim
yetkilerinin (her konu için) hangilerini bizzat kullanıp, hangilerine üst yönetim
kademesine aktarması gerektiğine sahip olmalıdır.
o Kolaylaştırma :
Yönetici, görevle ilgili bütün işlemleri kolaylaştırmak için devamlı olarak çare
ve tedbirler aramalıdır.
o Değiştirme :
Yönetici, program uygulamalarında ortaya çıkabilecek değişikliklere uyabilme
niteliği taşımalıdır.
o Eldeki Kaynaklardan iyi yararlanma :
Yönetici, personel, araç-gereç v.b. kaynaklardan mevcut olanların hepsinden

tam olarak yararlanmayı amaç bilmeli ancak bundan sonra yeni kaynak
isteğinde bulunmalıdır.
o Geliştirme :
Yönetici kendi biriminin kuruluşunu, personelini, görevini yerine getirmeyle
ilgili ilke koşul ve işlemlerini sürekli olarak geliştirme yollarını aramalı,
modern yönetim ilkelerindeki gelişmeleri izlemelidir.
o Devamlılık :
Yönetici, bütün çalışmaları başından sonuna kadar kesintisiz olarak planlamalı
ve düzenlemelidir.
o Liderlik :
Yönetici, tutum ve davranışları ile elemanlarının saygı, itaat ve güvenlerini
sağlamalıdır.
o Moral :
Yönetici, elemanlarının sorumluluk duygusunu geliştirmeli, kendilerine olan
güven duygularını beslemelidir.
o Takdir ve ceza :
Yönetici,yürürlükteki ilke ve koşullara göre gereğinde takdir etmek; gereğinde
ceza vermek yetkisini çekinmeden kullanabilmelidir. Belli dönemlerde sicil
formlarını doldurmakta bu yetkiye girer.
o Disiplin :
Yönetici, amaca düzenli bir yoldan ulaşmayı sağlayacak temel ilke ve
koşullara kesinlikle uyulmasını sağlamalıdır.
o Ortam :
Yönetici görevin yapılması için gerekli ortam, araç ve gereçleri, büro
koşullarını da sağlamalıdır.

MADDE13- MECLİS, ENCÜMEN VE KARARLAR ALT BİRİMİN GÖREV VE
SORUMLULUKLARI:

 Meclis ve Encümene ilişkin yazıları hazırlar, meclis ve Encümen evrakını karar
defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler.
 Meclis ve Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar.
Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içerisine sırayla yerleştirir,
müdüre sunar.
 Meclisten İhtisas Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgilisine teslim eder.
 Meclis ve Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini imza memuru
tarafından tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.
Onay'lanması gereken Meclis kararlarını Büyükşehir Belediyesine ve Valiliğe
göndererek sonucunu izler ve son işlemleri yerine getirdikten sonra Müdürlüğüne bilgi
verir.
 Meclis Üyelerince Meclis Başkanlığına verilen soru önerge örneklerinin ilgili
Müdürlüğe gönderilmesini, gelen yanıtların Başkana sunulduktan sonra önerge
sahibine iletilmesini sağlar.
 Meclis ve Encümen Üyelerinin, huzur haklarının tahakkukunu yaparak zamanında
ödenmesini sağlar.
 Meclis ve Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki imzaların tam
olmasına ve eksik imzaların nedeninin yazılmasına özen gösterir.
 Meclis Üyelerine ait devam cetvelini oturumdan önce meclis Başkanına teslim eder ve
oturumdan sonra devam cetvelini teslim alarak saklar.

 Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere
gecikmeden gönderilmesini sağlar.
 Meclis veya Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek
saklanmasına kaybolmamasına özen gösterir.
 Meclis ve Encümen gündemlerinin bir yıl süreyle saklanmasını sağlar.
 Meclis veya Encümene ait dosya , karar , tutanak , defter ve evrakı , mahkeme ile
inceleme yapacak bilirkişilere , Amirin yazılı emri ile vermek. Evrakın uzun zaman
kullanılması gerektiğinde , örnek çıkartılarak aslına uygun olduğu Onay'landıktan
sonra , asıllar gelinceye kadar suretlerini dosyasında saklar.
 Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza karşılığında
teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur.
Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı
sorumludur.


MADDE 14 -İDARİ İŞLER EVRAK VE ARŞİV ALT BİRİMİN GÖREV VE
SORUMLULUKLARI :
İDARİ İŞLER

 Müdürlüğün diğer birimlerle yazışmaların yürütmek.
 Başbakanlık Basımevi ve Döner Sermayesi İşletmesi Müdürlüğünce çıkarılan Resmi
Gazete ve günlük gazetelerdeki ilanların yayınlanmasını sağlamak, bunlara ait
avansları açtırmak ve kapatmak. Sonucundan Müdürlüğe bilgi vermek. Kapanmayan
avanslardan sorumlu olmak.
 Müdürlüğün demirbaş, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınması, korunması , genel
bakım ve onarımlarının yaptırılması ve diğer büro hizmetlerinin yürütülmesini
sağlamak.
 Belediye Meclisi ve Encümeni için gerekli malzeme ve kırtasiyeleri ve zarara
uğramaması için gerekli önlemleri almak. İlgililerden başka hiç kimseye ve dışarıya
kitap vermemek, verilen kitapları izlemek, yerlerine konulmasını ve korunmasını
sağlamak.
 İhtiyaç duyulan yeni kitap listesini Müdürlüğe sunmak, temin edilmesi yoluna gitmek,
alınan kitap ve demirbaşları defterlerine kaydettirmek.
 Belediye Başkanlığına gelen evrakların kayıt edilmesi ve havalesi yapıldıktan sonra,
tekrar zimmet karşılığında ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
 Evrakların kaybolmamasını sağlamak ve kaybolan evraktan sorumlu olmak.


GİDEN EVRAK
 Giden evrakları zimmete kayıt ettirerek ulaşacağı Kurum ve Kuruluşlara titizlikle
teslim ettirmek.
 Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak , kısa sürede P.T.T' ye
göndertmek.
 Resmi posta pullarının miktar olarak harcanmalarını takip etmek.
 Başkanlıktan gönderilecek telgrafları zaman kaybetmeden ve mesai saati gözetmeden
anında gönderilmesini sağlamak ve telgraflarla ilgili avansı takip etmek.
 Kayıp olan evraklardan sorumlu olmak.


ARŞİV

 Arşive teslim edilen evrakları tarih ve fihristlerine göre dosyalayarak yerlerine
yerleştirmek.
 Arşivden istenilen evrak veya dosyaları zimmet karşılığı vermek, izleyerek kayıp
olmamasını sağlayarak işi bitenleri yerlerine koymak.
 Arşivde süresini tamamlayan evrakı 6696 sayılı Kanun ve buna ait Nizamname,
Yönetmelik, Genelge ve Encümen Kararları doğrultusunda muhafaza etmek
Komisyon kararıyla imha edileceklerin ilgili yere gönderilmesini temin etmek.
 Kayıp olan evrak ve dosyalardan sorumlu olmak.


BÖLÜM V
ORTAK HÜKÜMLER
MADDE 16- TÜM PERSONEL :

 Tetkik işlerini , göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları , yapacakları işleri gizli tutar.
Bu konuda yetkili ve ilgilerden başkasına açıklamada bulunamaz.
 Sınıf , etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.
 Mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine
koyar ve kilitler.
 Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla görevli
evrakı kendisinden sonraki göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden
ayrılamaz. Devir teslim cetvelleri Müdürlükte saklanır.
 Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel
arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir. Olumsuz bir durumda konu
Müdüre yansıtılır. Müdür bu hususta gerekli önlemleri alır.


MADDE 17- GELEN -GİDEN EVRAKA YAPILACAK İŞLEMLER :
 Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, yetkili tarafından havale edilir. Personel,
yapılması gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.


MADDE 18:
Belediye birimleri arasındaki yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. Belediye dışı
yazışmalar Başkan ya da görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
Belediyeler, dış yazışmalarını mülkiye amiri aracılığıyla yapma zorunluluğunda değildir.
Doğrudan da dış yazışma yapar.


BÖLÜM VI
ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER
MADDE 19:

Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip ve Cide Belediye Başkanlığı'nca
onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.


MADDE 20 :
Bu Yönetmelik hükümlerini Kastamonu/Cide Belediye Başkanı yürütür.